Hoe gaat u om met ziekteverzuim?

Hoe gaat u als werkgever goed om met ziekteverzuim van uw personeelsleden? Ten eerste moet gesteld worden dat voorkomen beter is dan genezen, houdt u dus aan voorschriften op het gebied van gezond en veilig werken.

Voorkomen van ziekteverzuim
Op verschillende manieren is het voorkomen van ziekteverzuim geregeld, echter de Arbo-wet dient als standaard. Hierin zijn tal van maatregelen opgenomen die een preventief karakter hebben. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van RSI door gebruik te maken van de daarvoor ontwikkelde tools.

Regelgeving
Als werkgever dient u uw maatregelen genomen te hebben, wat wil zeggen dat u de risico's inzake ziekteverzuim moet hebben geïnventariseerd en een plan van aanpak moet hebben uitgewerkt. Daar komt bij dat u intern een aantal procedures moet hebben uitgewerkt, zoals wat te doen indien personeelsleden zich ziek melden en hoeveel de loondoorbetaling bedraagt. Maar ook de gedragsregels van uw personeelsleden tijdens ziekte dient u te hebben opgesteld, zoals de wijze en het tijdstip van melding van ziekte.

Gedurende de eerste twee jaren van ziekte dienen werkgevers het loon van personeelsleden door te betalen, tijdens het tweede jaar mag dat maximaal 70% zijn van het brutoloon. U kunt zich hiervoor verzekeren met een zogenaamde verzuimverzekering bij de commerciële verzekeraars.

Daarnaast dienen werkgevers en werknemers tijd en energie te stoppen in zogenaamde re-integratietrajecten, met als doel zo spoedig als mogelijk weer terugkeren in het arbeidsproces. In kort komt het er op neer dat u gedurende 104 weken actief bezig moet zijn met het herstel en mogelijkheden van uw zieke medewerker. Maar ook uw medewerker dient zich daarbij actief en coöperatief op te stellen. Ik verwijs u in dit verband ook naar de nieuwsbrief over het stoppen van loondoorbetaling bij ziekte.

Wet  verbetering Poortwachter
Deze wetgeving is gericht op het zo actief mogelijk begeleiden van ziektegevallen naar re-integratie; terugkeren naar werk. U heeft te maken met een redelijke hoeveelheid verplichtingen die u goed in kaart moet hebben gebracht, evenals een praktische werkwijze en een verantwoordelijke in uw organisatie. De werkwijze is kort uitgewerkt als volgt (bron: Min. SZW);

• Meld de ziekte binnen een week bij uw bedrijfsarts of arbodienst. Volg daarbij de voorschriften van uw verzekeraar.
• U en de arbodienst houden contact met de zieke werknemer, minimaal eens in de zes weken. Iedere keer houdt u van dat contact een verslag bij. Onderzoek samen de mogelijkheden om weer aan de slag te gaan.
• Denkt de arbodienst dat het langer gaat duren? Dan geeft de arbodienst uiterlijk na zes weken ziekte een probleemanalyse: een advies over de mogelijkheden om weer aan het werk te gaan.
• Maak met uw werknemer uiterlijk in de achtste week een plan van aanpak voor herstel en re-integratie. Wijs samen een casemanager aan die de uitvoering van het plan begeleidt. Dat kunt u zelf zijn, een P&O-er of bijvoorbeeld iemand van de arbodienst of een re-integratiebedrijf.
• Werk eerst aan re-integratie binnen het eigen bedrijf. (1^e spoor) Lukt dat niet, zet dan zelf re-integratie bij een andere organisatie in gang. (2^e spoor) Schakel zo nodig een poortwachtercentrum of re-integratiebedrijf in. Wees zorgvuldig en leg goed vast waarom er geen mogelijkheden zijn voor het 1^e spoor. Laat zien dat u hier goed over heeft nagedacht.
• Leg in een re-integratiedossier alles vast wat er wordt afgesproken en gedaan. Bekijk regelmatig of bijsturing nodig is. Minimaal eens per 6 weken heeft u contact met uw werknemer en arbo-arts, en stelt u zonodig de plannen bij. Geef uw werknemer en de arbodienst een afschrift van het plan van aanpak en van de eventuele bijstellingen.
• Meld na 42 weken ziekte het verzuim aan UWV.
• Na een jaar ziekte is er een verplicht evaluatiemoment tussen werkgever en werknemer. Hierbij gaat u na hoe het afgelopen jaar is verlopen en stelt u samen met de werknemer vast welk re-integratieresultaat u in het tweede ziektejaar wilt behalen en hoe u dat gaat doen.  
• Is uw werknemer na twintig maanden nog niet aan de slag? Stel dan samen een re-integratieverslag op: wat is er concreet gedaan en bereikt en wat vindt u daarvan?
• Als uw werknemer een WIA uitkering aanvraagt, beoordeelt UWV dit re-integratieverslag: dit is de ‘poortwachtertoets’. Alleen als u en uw werknemer zich genoeg hebben ingespannen om te voorkomen dat uw werknemer een uitkering nodig heeft, volgt eventueel de keuring voor de WIA. Mocht het UWV vinden dat u zich niet voldoende heeft ingespannen kunt u rekenen op een boete, u betaald dan mogelijk nog een jaar het loon door.
• Mocht u twijfelen of u zich voldoende heeft ingespannen adviseer ik u een Deskundigenoordeel bij het UWV aan te vragen, u vraagt het UWV de huidige situatie te bekijken, het oordeel geeft u dan nog tijd het traject bij te stellen. Vraag dit oordeel zo rond het 1^e ziektejaar aan.

·         Vanaf 1 juli 2005 heeft u als werkgever de keuze al dan niet een arbodienst in de arm te nemen, echter dient u zich wel aan de regels te houden indien u ervoor kiest het zelf te doen. U kunt ervoor kiezen in zee te gaan met zelfstandig gevestigde arbo-artsen en arbeidsdeskundigen. Echter, u blijft ten alle tijden verantwoordelijk voor de procedure.

Interne rapportage
U doet er verstandig aan goed op de hoogte te blijven van het ziekteverzuim in uw organisatie en daar actief mee om te gaan. Overzichtelijke periodieke rapportages over ziekmeldingen, herstelmeldingen en lopende ziektegevallen kunnen u daarbij helpen.
Periodiek overleg met de interne verantwoordelijken en de eventuele arbodienst bevordert het inzicht in de algehele gang van zaken en de specifieke ziektegevallen en de ontwikkelingen.

Actief beleid
U doet er goed aan - al was het alleen al vanuit het oogpunt van winstgevendheid - actief om te gaan met deze materie, teneinde problemen en boetes te voorkomen.
Verbeter uw eigen interne procedures op het gebied van ziekteverzuim continue en durf gerust veel te verwachten van de arbodienst die u eventueel in de arm heeft genomen, daar betaald u per slot van rekening fors voor. Bent u niet tevreden, onderzoek dan de mogelijkheid om over te stappen, naar bv. een kleinere arbodienst.

Verzekeringen
Naast de maatregelen ter preventie en tijdens ziekteverzuim, kunt u tal van verzekeringen afsluiten. Aangezien iedere situatie anders is, dient u de voor- en nadelen van deze verzekeringen af te wegen. Een relatief kleine onderneming doet er bijvoorbeeld verstandig aan een verzuimverzekering af te sluiten, omdat een langlopend ziektegeval en de daarbij behorende loondoorbetalingverplichting van twee jaar wel eens het einde van de onderneming zou kunnen betekenen. Mocht u geen, in ziekteverzuim gespecialiseerde, expertise in huis te hebben dan adviseer ik u de begeleiding van uw langdurige zieke medewerkers uit te besteden aan een deskundig P&O-er.